tips for holding a meetings - 别浪费时间!教你如何让会议更有效

别浪费时间!教你如何让会议更有效

无谓的会议绝对是工作中难以忍受的部分。掌握以下重点,让你主持一场快速、有效而有价值的会议。

无可厚非,会议是工作中重要的一环;但同时也是最浪费所有人的时间的部分,大多数职员都没办法享受开会。如果你的角色必须主持大大小小的会议,那么以下的重点能够帮助你让会议更加有效率!

会议前准备

首先,你必须确定你需要一场会议。需要大家做出决定,或只是转发讯息?例如你只想要给大家一些工作进度更新,那你只需要电邮大家即可。例子2:如果需要做出决定,那么是否需要讨论?如非必要,请再次使用电邮通知。有时候你还是需要开会,那请往下看。

邀请对的人

尽可能缩小人数,只邀请真正需要参与或做决策的人一起开会;或一些会受影响的人。

会议时间长短

大多数的会议都以30分钟为标准;但是其中10分钟用来嬉笑、10分钟用来等人、只有10分钟的实际讨论。请记得,如果你只需要10分钟的讨论,那么就把会议订在10分钟内完成,短暂的会议产生紧迫感,并帮助人们保持注意力。

如果是超过45分钟的大型会议,那么一定要有中场休息,以让大家保持清醒。

tips for holding a meetings short adn fast - 别浪费时间!教你如何让会议更有效

展开会议的时间点

别在一天的开始或结束时开会。太早开会,大家还没真正进入 work mode。而下班前的30分钟人们大多在做工作上的最后冲刺,这并非好的开会时间点。

创建有效的议程

好的议程需列出要讨论的议题、每个主题有一或两句概述、以及每个主题的所需讨论时间。这让参与者能够做足相关准备。

开始会议

一定要为你将要发表的议题做足准备,同时确保过程不会离题。

tips for holding a meetings disccussion - 别浪费时间!教你如何让会议更有效

让发问留到最后

把你要演说的话题说完,让大家把问题留在最后。

保持大家的参与

如果会议的目的是促进讨论或从大家身上获得反馈,那么请直接向他们提问。

tips for holding a meetings ask question - 别浪费时间!教你如何让会议更有效

结束会议

保留最后3-5分钟,回顾做出的决定和每个人的行动项目。大家都清楚吗?必须确保每个人的回应,因为这会成为责任。每个人都知道对自己的期望,并认真完成。

text: cc


相关阅读:内向男课堂:6个让你成功搭讪的秘诀

No Comments Yet

Leave a Reply

Your email address will not be published.