Photo by Austin Distel on Unsplash - 7个贴士,让你写出总裁式专业邮件

7个贴士,让你写出总裁式专业邮件

自从有了移动邮件系统,我们只需通过手机或平板电脑便能轻松接收及发送电子商务邮件。然而,当处理邮件的方式变得太轻松时,我们会不经意地以轻浮的方式回应邮件,这或许会令收到回复的工作伙伴感到缺乏尊重,甚至对你印象大扣分。

无论你目前是高高在上的CEO还是正朝向领导级职衔前进的管理层,精进电子商务邮件的书写技巧,必能让你促成高效得体的沟通效果。

1 直接切入正题

每个人的时间都很宝贵,因此写商务邮件时,可以在邮件标题行上直接使用号召式用语(Call To Action),向对方确切表达需要完成的任务。其次,以项目符号或分段落的方式强调内容重点,简洁而清晰。在内容顶部输入底部线条,也能达到更高回复率。

2 了解你的收件者

应对不同身份的收件者,需以不同的语调写邮件。最万无一失的写法,就是对所有对象都统一使用专业用语,并且避免使用流行语或缩写字词,这样就算同一封邮件被经理看到也不会有差错。

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3 迎合公司的电子邮件沟通风格

专业的电子邮件不一定非得失去个人风格,但花点时间了解公司的电子邮件风格,熟悉同事的邮件书写风格后再自行调整,可帮助你达到更有效的沟通。

4 保持冷静思维

即使对某些事情执持己见,但通过电子邮件来表达想法并不是个好主意。必要时,你可以先拟好邮件草稿,发送前先缓冲思绪10分钟,认真思考发送邮件后可能发生的状况才决定按下“发送”按钮。

5 对准公开电子邮件内容的时机

你可以根据该事项所涉及的人数及话题敏感度,决定是否采用电子邮件进行沟通。如欲议论员工绩效课题,务必使用电子邮件;至于不太紧要的话题,则可通过其它团体沟通平台快速传送到广大群组。

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6 紧记没有任何工作邮件是私密的

工作邮件属于公司正式书面记录的一部分,其效力也受法律保护。因此必须注意言辞,尤其新进职员更不应把工作邮件充当成私人交流平台。

7 避免惹人厌的电子邮件模式

在邮件开头致歉、用数十封邮件轰炸同事、长篇大论及使用表情符号等等,都是在浪费对方时间,尽量避免为妙。

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TEXT: SEOW PING


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