善用通讯软体谈公事,太频繁开会会降低沟通品质?

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现代上班族越来越少动手制作纸质资料的机会了,所有的资料都转移到了电子设备上,可以说是全面无纸化了。通讯软体也开始普及,加上今年居家工作的趋势大增,随时开一场会议是很常见的事,但太频密开会真的有助于解决问题吗?其实不然,太频繁开会可是会降低沟通品质的。

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电子邮件是在1990年开始流行于职场的,直到2010年,人们开始倾向使用通讯软件。通讯软件通常比电子邮件更简单方便,可以透过文字与对方如同对话般交谈,这就省去了拘谨的格式,所以沟通上更有效率。

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不过这时就出现了一个问题,那就是整合性的文件越来越少!我们以为省去了制作纸质资料和写邮件的时间,就可以让沟通更有效率,但其实我们忽略了一个整合问题的过程。当我们在使用通讯软件时,我们就会开始减少共享整合性的资料,所以看起来是效率高了,但只是“看起来”而已。

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并非提倡我们应该放弃使用通讯软件,而是应该想办法亡羊补牢。最好的方法就是在开会的时候每个人都做笔记,以此来整理自己的思绪。会议并不需要频繁地开,但会前的准备必须十分充足,必须把本质问题都列在一张纸上,如此一来会议才会有效率。

这个时代可以轻易求解的管道变多了,故讯息也很泛滥。因此,“习惯先梳理想法后再工作”的人不会随便向旁人寻求答案,商量时用的语句和频率也力求精简,以免占用别人宝贵的时间。唯有做到这种程度,才算实现了有效率的会议沟通。

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