你是不是规划了不可能完成的工作行程？
待办事项总是做不完，让人超级气馁！你有没有想过其实自己规划了“不可能完成”的工作行程呢？问题就出在这而你却浑然不知？
很多人习惯靠行事历规划自己的一天，但你统计过下班时，待办事项的「达成率」有多高吗？对于大部分工作者来说，整天下来其实花了不少心力处理临时、额外的任务，本来应该拿来执行正事的时间，也可能在一个接着一个的会议中流逝。然而，外务很多只是其中一个原因，错误的时间规划方式，更是吃掉生产力的元凶。
原因就出在规划工作行程时，经常会容易忽略一个盲点：这份行事历本来就是不可行的。也就是说我们很难避免碰到不可控或突如其来的工作项目，当你认定有 8 小时可以完全处理自己的事情，其实就替自己埋下了做不完的风险。所以要设计出得以达成的行事历，第一步是建立起正确的时间观念。
理想中一份「做得完」的行事历，是由以下这 5 种行程所组成，才能确保自己不会高估拥有的时间，结果什么事情都没有完成：
- 当天应要完成的任务
- 预定（与跨部门同事开会、答应别人要处理的事情）
- 维护（回覆email、更新工作日志）
- 仪式（一定要帮自己煮杯咖啡、听一首最喜欢的歌）
- 休息时间
接着再找寻适合的工作方法，处理理想完成的任务，如果没有头绪的话，可尝试以下 3 种策略：
1. MIT法（最重要的事情先做，Most Important Task First）
最重要的任务先做，听起来再平常不过，但多数人不一定能在每天的待办事项中，挑出重要程度最高的一项，等于即使拥有可以专心、不受干扰的时间，也可能因为搞错优先顺序，没有符合最初设定的目标。
因此，请务必抓出每一天的核心任务，就算最后预定或维护时间比想像长、只做完了这件事情，你也知道已经达成最有意义的目标了，而且会更有成就感。
2. 番茄钟法
近年相当流行的番茄钟工作法，是基于人的专注力很难维持太长时间，所以藉由「工作 25 分钟、休息 5 分钟」的节奏，有效降低疲惫感，稍作休息更有助于找回灵感。
另外，一项工作通常会拆分为几个番茄钟，工作者就能估计不同任务需要消耗的时间，例如：当你知道「制作业绩周报」这项任务，固定得花 3 个番茄钟，未来在安排行事历时，你会知道自己今天将用掉 3 个番茄钟，最多只能再安排 5 个番茄钟，以免留下一大串没有划掉的待办事项。
当然，如果你认为可以专注超过 25 分钟，也能拉长到 50～90 分钟，再休息 20～30 分钟，也是回 email 或打电话的好时机。
3. 任务集中法
思考时间管理的时候，不一定只能用「一天」为单位，有时候规划「一周」，更能效率分配各任务达成时间，某一天被临时事情耽搁，也不会过于焦虑。
像是你可以固定在星期一，请团队报告该周任务或需要讨论的事情，其他天就能减少花在管理的时间，专注于核心任务上面。这样的方法还有一个好处，我们的大脑不必一直在各种工作之间切换思维，完成的速度也会加快，强化工作的效率。
来源：managertoday