你是不是规划了不可能完成的工作行程?

how to plan daily work schedule - 你是不是规划了不可能完成的工作行程?

待办事项总是做不完,让人超级气馁!你有没有想过其实自己规划了“不可能完成”的工作行程呢?问题就出在这而你却浑然不知?

很多人习惯靠行事历规划自己的一天,但你统计过下班时,待办事项的「达成率」有多高吗?对于大部分工作者来说,整天下来其实花了不少心力处理临时、额外的任务,本来应该拿来执行正事的时间,也可能在一个接着一个的会议中流逝。然而,外务很多只是其中一个原因,错误的时间规划方式,更是吃掉生产力的元凶。

原因就出在规划工作行程时,经常会容易忽略一个盲点:这份行事历本来就是不可行的。也就是说我们很难避免碰到不可控或突如其来的工作项目,当你认定有 8 小时可以完全处理自己的事情,其实就替自己埋下了做不完的风险。所以要设计出得以达成的行事历,第一步是建立起正确的时间观念。

daily work schedule - 你是不是规划了不可能完成的工作行程?

理想中一份「做得完」的行事历,是由以下这 5 种行程所组成,才能确保自己不会高估拥有的时间,结果什么事情都没有完成:

  • 当天应要完成的任务
  • 预定(与跨部门同事开会、答应别人要处理的事情)
  • 维护(回覆email、更新工作日志)
  • 仪式(一定要帮自己煮杯咖啡、听一首最喜欢的歌)
  • 休息时间


接着再找寻适合的工作方法,处理理想完成的任务,如果没有头绪的话,可尝试以下 3 种策略:

1. MIT法(最重要的事情先做,Most Important Task First)

最重要的任务先做,听起来再平常不过,但多数人不一定能在每天的待办事项中,挑出重要程度最高的一项,等于即使拥有可以专心、不受干扰的时间,也可能因为搞错优先顺序,没有符合最初设定的目标。

因此,请务必抓出每一天的核心任务,就算最后预定或维护时间比想像长、只做完了这件事情,你也知道已经达成最有意义的目标了,而且会更有成就感。

daily work plans - 你是不是规划了不可能完成的工作行程?


2. 番茄钟法

近年相当流行的番茄钟工作法,是基于人的专注力很难维持太长时间,所以藉由「工作 25 分钟、休息 5 分钟」的节奏,有效降低疲惫感,稍作休息更有助于找回灵感。

另外,一项工作通常会拆分为几个番茄钟,工作者就能估计不同任务需要消耗的时间,例如:当你知道「制作业绩周报」这项任务,固定得花 3 个番茄钟,未来在安排行事历时,你会知道自己今天将用掉 3 个番茄钟,最多只能再安排 5 个番茄钟,以免留下一大串没有划掉的待办事项。

当然,如果你认为可以专注超过 25 分钟,也能拉长到 50~90 分钟,再休息 20~30 分钟,也是回 email 或打电话的好时机。

pomodoro technique - 你是不是规划了不可能完成的工作行程?


3. 任务集中法

思考时间管理的时候,不一定只能用「一天」为单位,有时候规划「一周」,更能效率分配各任务达成时间,某一天被临时事情耽搁,也不会过于焦虑。

像是你可以固定在星期一,请团队报告该周任务或需要讨论的事情,其他天就能减少花在管理的时间,专注于核心任务上面。这样的方法还有一个好处,我们的大脑不必一直在各种工作之间切换思维,完成的速度也会加快,强化工作的效率。

tips for daily work schedule - 你是不是规划了不可能完成的工作行程?

来源:managertoday


更多商管:还不懂得内部转调?老板和主管必看:Linkedin 公布5大人才趋势

No Comments Yet

Leave a Reply

Your email address will not be published.